Las exposiciones son un buen escaparate a nivel global para las empresas que desean mostrar sus productos y/o servicios a nivel internacional a diversos clientes potenciales en una fecha y lugar indicado. Pero, ¿qué aspectos debes tener en cuenta antes de confirmar tu participación y desembarcar en un país que no conoces?
Elegir la feria adecuada que brinde la oportunidad de internacionalizar la empresa, marca, producto o servicio es todo un desafío. Para ello, es necesario evaluar algunos criterios que mejor se adecuen a los objetivos de la compañía, como la cantidad y nacionalidad de los visitantes y expositores, el costo de participar, la relevancia de la feria dentro de su sector, entre otras tantas variables clave para el éxito.
El segundo punto a analizar es si se va a participar en carácter de visitante o expositor, pues las responsabilidades y riesgos son muy distintos, y aunque en el primer caso, permite tener una visión más clara de lo que trae aparejado un evento de gran magnitud y planificar mejor una futura exposición, en el segundo caso, las oportunidades son aún mayores.
Por supuesto, todo esto previo a haber conocido los requisitos, reglamentos internos, contactado con representantes de la muestra, entidades gubernamentales y no gubernamentales de promoción del comercio exterior de tu país.
Una vez identificada la expo, se debe iniciar con el plan ferial. Por ello, es importante que se comience con esta tarea con varios meses de anticipación.
Es recomendable que se inicie, en lo posible, 12 meses antes, ya que esto permitirá planear y preparar adecuadamente la participación.
Feria K. Foto: Nancy Pérez.
12 meses antes de la feria
- Localizar dónde se ubicará.
- Para qué sector se realiza.
- Qué productos exhiben.
- Qué visitantes asistieron en las anteriores ferias. De cuántos países.
- Cuántos expositores estuvieron los años anteriores en la feria.
- Elaborar un análisis de los costos que conlleva la participación en la feria, como: alquiler de stand, servicios que este incluye y los que quedan fuera.
- Cuáles son las fechas relacionadas con la feria. Cómo son: inscripción, firma de contrato y pago, entre otros.
- Qué requerimientos de aduana y exportación deben cumplir los productos que se van a exhibir.
- Se pueden reimportar estos productos fácilmente.
- Qué oportunidades de negocios brinda la feria.
- Qué necesidades de personal, económica y logística se necesitan.
- Es necesario un intérprete.
9 meses antes de la feria
- Hacer llegar a los organizadores de la feria los contratos y el depósito de reservación.
- Realizar un proceso de selección del personal para la exhibición. Es importante que el personal cuente con experiencia en este tipo de eventos.
- Cuál será la estrategia publicitaria preferia como relaciones públicas, material promocional.
- Realizar un plan logístico para la feria.
- Hacer un cronograma de actividades
- Tener en cuenta si las entradas, puertas y elevadores de la feria pueden recibir el producto y si existe algún límite de peso o tamaño.
Existen otros datos a tener en cuenta, pero los iremos revelando en otros artículos de las manos de expertos en la materia.
No olvides que tu participación en un evento de gran envergadura debe estar perfectamente cuidado, por lo que hasta 1 semana antes del viaje debes estar pendiente de revisar las reservaciones de vuelos y hoteles, llamar a los posibles clientes para confirmar citas, revisar si el material para la exhibición cumplió con los trámites de nacionalización, el montaje del stand, organizar el horario del personal y, por supuesto, realizar un recorrido completo de la feria para localizar a los competidores, observando tendencias e ideas para futuras exhibiciones.
