La inteligencia de negocios es conocida como una serie de estrategias, aplicaciones, productos y arquitectura de sistemas que tienen como base el análisis de datos generados por las empresas.
La implementación de inteligencia de negocios de manera estandarizada y de acuerdo con las necesidades de cada empresa puede ser una herramienta poderosa para lograr los objetivos, comprendiendo las fortalezas y debilidades de la compañía.
De acuerdo con profesionales de HubSpot el proceso de inteligencia de negocios se basa en cinco etapas primordiales:
1. Aprovisionamiento de datos. Se trata de la recopilación digital de datos en diferentes fuentes; por ejemplo, informes, redes sociales o correos electrónicos.
2. Análisis de datos. Este paso es la organización de los datos recopilados y estimarlos en función de las tendencias y necesidades actuales y futuras. A este proceso se le conoce como minería de datos.
3. Conocimiento de la situación. Aquí se filtran los datos más relevantes para utilizarlos en las estrategias empresariales; estos pueden provenir de diferentes algoritmos que identifiquen adecuadamente la situación que se vive en el momento. Para ello, los usuarios deben tomar en cuenta las tendencias en el mercado para tomar decisiones coherentes y relevantes.
4. Evaluación de riesgos. Esta etapa es imprescindible, pues ayuda a identificar los riesgos presentes y futuros, y facilita la toma de decisiones. Mantener a una empresa en estado de evaluación de riesgos constantemente trae como resultado mejores elecciones y generación de panoramas predictivos, con los que puedan comparar escenarios y decidir por el que resulte más beneficioso.
5. Soporte de decisiones. Esta última etapa ayuda a utilizar toda la información obtenida con inteligencia. En ella pueden verse aspectos que afectan directamente a la productividad de una empresa, como los cambios en las tendencias de mercado o incluso un bajo rendimiento del personal. Permite una toma de decisiones integral que beneficie tanto a nivel interno como externo, lo que aumenta la satisfacción del cliente.
Asimismo, recuerdan que para hacer una correcta implementación de un sistema de inteligencia de negocios se debe tomar en cuenta los siguientes puntos clave:
1. Crea una estrategia de inteligencia de negocios. Este plan te permite medir el desempeño, detectar deficiencias, mejorar las ventajas e implementar la minería y análisis de datos para tomar mejores decisiones en tiempo real. Cualquier tipo de estrategia requiere un plan detallado con objetivos claros. Para realizarlo se debe plantear cuál es la meta y cuál es la situación actual para arrancar la nueva implementación y qué es lo que no se tiene y se necesita.
Lo primero que se debe determinar es el objetivo y para ello es necesario responder las siguientes preguntas: ¿Qué esperas conseguir con una implementación de inteligencia de negocios?; ¿Cuál es el final o la meta que esperas conseguir con esta implementación?; ¿Cuál es el aspecto que te interesa reforzar? ;¿Qué es lo que esperas mejorar?
El siguiente paso es verificar cuáles son recursos disponibles: ¿Cuáles son los datos con los que cuentas en tu empresa?; ¿Cuáles son los datos que tu empresa es capaz de recopilar? • ¿Cuáles son los datos que necesitas para empezar a analizar?; ¿Qué tipo de sistemas, plataformas o herramientas necesitas para poder analizar datos?; ¿Cuáles serán los departamentos o áreas que aportarán datos a tu sistema de inteligencia de negocios?
Para determinar tus necesidades, se plantea las siguientes preguntas: ¿Buscas un sistema que integre todos tus datos y que también puedas generar gráficos o reportes?; ¿Qué tipo de sistema prefieres’; ¿Prefieres un sistema completamente nuevo que reemplace el que actualmente utilizas? A partir de las respuestas podrás comprender a profundidad lo que verdaderamente necesitas. Por ejemplo, de acuerdo con un análisis publicado por Forbes en el año 2020, un 54% de las empresas declaró que la inteligencia de negocios en la nube es fundamental para sus estrategias actuales y futuras.
La idea es desarrollar un objetivo real y enfocado en lo que realmente hace falta dentro del negocio. Puede ser que en este momento no se encuentre en un esquema de inteligencia de negocios, pero en cinco años quizá será fundamental haberlo adoptado para que la empresa sea competitiva.
2. Establece indicadores de rendimiento. Cuando se dispone con la información necesaria es tiempo de definir los indicadores que a rastrear, tanto a nivel general como por cada área que conforma la empresa. La recomendación es que estos indicadores sean cuantificables, realistas y coincidan con los objetivos.
3. Capacita al personal Esto, además de la alfabetización de datos, conlleva a realizar una ardua labor de capacitación para que todos puedan comprender la importancia, necesidad, beneficios y funciones de la inteligencia de negocios. Es común que al principio se dé cierta resistencia al cambio. Sin embargo, resulta vital que cada una de tus áreas empiece a familiarizarse y adoptar los nuevos procesos que se implementarán.
En este paso también es necesario designar responsables de cada área. Ellos serán un gran apoyo para comenzar con la recopilación de datos e indicadores definidos en el paso anterior de acuerdo con las necesidades y objetivos.
4. Construye un equipo de inteligencia de negocios Si bien todos en la empresa deben contar con un conocimiento acerca de la inteligencia de negocios, también debes consolidar un grupo de expertos internos que brinden soporte a las estrategias. Este equipo debe tener una visión muy clara del negocio y los objetivos, pues en esto radica el camino que construirán para llegar a la meta deseada.
La estructura de un departamento de inteligencia de negocios puede ser de forma interna y tendría que estar conformado por los siguientes puestos:
-Desarrollador de aplicaciones
-Diseñador de infraestructura
-Representante de negocio
-Administrador de datos
-Experto en minería de datos
-Analista de calidad de datos
-Administrador de base de datos
-Desarrollador de procesos
-Administrador de metadatos
-Gerente de proyecto
- Experto en inteligencia de negocios
Esta lista puede parecer interminable. Sin embargo, formar ese equipo ideal es un parámetro que debe seguir la empresa. Además, siempre puedes acudir a un analista externo.
5. Crea el ecosistema tecnológico apropiado. Para trabajar de forma eficiente, el ecosistema tecnológico debería facilitar la recopilación de datos, el procesamiento y la generación de informes de forma integrada.
Para adquirir una herramienta, estas son las principales cualidades a considerar:
- Aprendizaje simple. Busca interfaces simples que le permitan a tu organización adaptarlas con facilidad. Esto no significa que tu sistema de inteligencia de negocios sea limitado, sino que, además de una plataforma intuitiva, tu proveedor también cuente con capacitaciones, recursos y soporte que den mayor conocimiento a todos en la organización.
-Análisis de información. No basta con que una herramienta de inteligencia de negocios sirva como base de datos. Esta debe ser capaz de dar soluciones a cada área de tu empresa, facilite la realización de tareas y aumente el desempeño.
-Adopción al sistema. Así como un nuevo software debe ser sencillo de comprender, también tiene que contar con cualidades que hagan que tus colaboradores puedan adaptarlo fácilmente a sus actividades diarias y sepan cómo aprovechar al máximo los recursos brindados.
6. Implementa un proyecto de prueba Cuando todos los procesos estén listos se da lugar a una prueba para verificar que todo marche correctamente. Para ello, se tendrá que revisar exhaustivamente los indicadores y tal vez hacer cambios hasta cumplir con las expectativas iniciales.
Fuente: Informe-HubSpot