La correcta eliminación de datos es vital para garantizar una alta integridad de los datos en toda empresa.
La depuración de datos erróneos en una tabla o base de datos permite identificar datos incorrectos, incompletos o poco relevantes para la empresa, de allí la importancia de realizar una limpieza de manera periódica.
Después de la limpieza, se sustituyen, modifican o eliminan por completo los datos inservibles. Desde HubSpot indican algunos aspectos claves para realizar una buena limpieza.
1. Dile adiós a los datos duplicados. Los datos duplicados suelen presentarse por dos razones: la primera, por la entrada de datos inconsistente y la segunda, por los múltiples canales que capturan información de contacto.
Existen herramientas que pueden ayudarte a eliminar estos datos duplicados. Por ejemplo, Contactos de Google es una herramienta gratuita que fusiona tus contactos y detecta aquellos que están repetidos.
2. Verifica los datos nuevos. Implementa un sistema integral en toda tu empresa para asegurarte de que todos los datos nuevos y actualizados se ingresen de forma correcta en tu base de datos central. Por ejemplo, puedes verificar que tu equipo siempre complete ciertos campos de información (como nombre, número de teléfono y correo electrónico) en tu CRM usando el mismo formato. También puedes establecer que algunos sean obligatorios al crear un registro de contacto y así evitar que haya datos faltantes y todos cumplan con la misma información.
Otra opción es configurar una sincronización de contactos entre tu CRM y otras herramientas. Esto te garantiza que tanto tu plataforma de gestión y tus demás aplicaciones tengan la misma información. De esta manera, reduces la probabilidad de que haya errores al momento de ingresar nuevos datos.
3. Mantén tus datos actualizados. Algunos datos obtenidos de Data Axle indican que alrededor del 70% de los datos dentro de un CRM se vuelven obsoletos anualmente. Esto se debe a diversas razones, pero entre las principales se encuentran los cambios dentro de las mismas organizaciones. Mientras que por cada 30 minutos se forma una nueva empresa, al mismo tiempo 20 directivos dejan sus puestos.
Estos movimientos internos conllevan cambios de correos electrónicos, nuevos números telefónicos, nuevos puestos y otros; esto significa que habrá una gran cantidad de contactos en desuso.
Por ello es mejor mantener tus datos actualizados implementando algunas tácticas. Una de ellas es usar herramientas de análisis que escaneen todos los correos electrónicos entrantes y actualicen la información de contacto a medida que esté disponible. Si un contacto cambia de puesto u organización, tu base de datos central puede actualizarse instantáneamente.
También puedes eliminar todas las direcciones de correo electrónico que hayan rebotado o se excluyeron. Lo más probable es que este tipo de información se encuentre en tu herramienta de email marketing. Esta maravillosa práctica también te apoya para mantenerte alejado de las carpetas de correo no deseado.
4. Implementa una entrada de datos coherente. No importa que cuentes con la mejor estrategia de depuración de datos si el vaciado de datos no tiene buenas prácticas en su día a día. Asegúrate de que todos tus colaboradores conozcan los estándares de entrada de datos de tu empresa.
¿Por qué es importante la limpieza de datos? La depuración de datos es vital para garantizar una alta integridad de los datos en tu empresa. Si toda la información con la que cuentas en tu organización es confiable, entonces puedes estar seguro de que las decisiones que tomes con base en ella serán las más certeras.
Los datos de calidad pueden variar dependiendo de cuál sea su cualidad, entre las principales se encuentran:
  • Exactitud: todos los datos dentro de tu empresa deben ser precisos. Una forma de comprobar su exactitud es comparándolos con otras fuentes. Si esta fuente no existe o es inexacta, entonces la información que tienes también lo será.
  • Coherencia: la coherencia de los datos te permite saber si la información de contacto que tienes de una persona u organización es la misma en diferentes bases de datos, tablas o aplicaciones que utilices.
  • Validez: todos los datos deben cumplir con reglas o restricciones definidas. De igual forma, cada información debe poder ser validada para comprobar si son correctos o no.
  • Uniformidad: es importante que todos los datos dentro de tus bases tengan los mismos valores o unidades. Este es un elemento realmente indispensable a la hora de hacer data cleansing, pues de no tener todo en orden, el proceso se vuelve complejo.
Fuente: HubSpot