Guido R. Brítez Balzarini
Socio Gerente de Sunergos
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El motivo principal por el cual la evaluación de desempeño a fin de año puede ser incómoda para el evaluador es por no haber mantenido con el evaluado –a inicios del año– una conversación de planificación. Sin esta conversación, el evaluado siempre podrá reclamar –y con justa razón– que no fue debidamente avisado sobre los parámetros que se utilizarían para evaluarlo, y como consecuencia, la conversación puede transcurrir en un ambiente de desmotivación, desconfianza e injusticia.
El contenido de una conversación de planificación puede variar de empresa a empresa, mayormente debido a las diferentes estructuras que pueden tener los formularios de evaluación de desempeño; sin embargo, la mayoría de las conversaciones de planificación contiene diálogos sobre lo siguiente:
1. Un repaso de las responsabilidades principales del evaluado
Una buena costumbre al iniciar una reunión de planificación es leer a viva voz las responsabilidades más importantes del cargo del evaluado. Esto es una gran ayuda para ambas partes, ya que focaliza la conversación y crea una gran sombrilla debajo de la cual estará todo lo que se converse. Ayuda a focalizar en las responsabilidades, en sus límites y clarificar áreas grises que pueden existir en las descripciones de cargos. Cabe recordar que, en esencia, la evaluación de fin de año consiste en la comparación entre la descripción del cargo del evaluado y el desempeño de este durante el año.
2. Acuerdo sobre objetivos de negocio
Los objetivos destacan aquello que es importante lograr durante el año. Son blancos intencionalmente elegidos, entre otras prioridades, y revelan en qué aspectos el evaluado debe poner sus mejores esfuerzos. Acordar objetivos al inicio del año otorga un manto de claridad a la evaluación que ocurrirá a fin de año y que, sumado a las conversaciones periódicas de coaching con el futuro evaluador, podrá acallar cualquier reclamo de justicia por parte del evaluado.
3. Acuerdo sobre las competencias a desarrollar o un plan de aprendizaje individual
Un buen sistema de gestión del desempeño no consiste solo en lograr objetivos de negocio, sino también en el desarrollo de las competencias o habilidades humanas para lograr tales objetivos o para ejercer el cargo de la mejor manera posible.
Algunos formularios de evaluación de desempeño utilizan las competencias como el medio más importante –y a veces único– para evaluar el desempeño. En estos casos, el futuro evaluador debe avisar al futuro evaluado cuáles serán las competencias que debe enfatizar o desarrollar durante el periodo. En otras organizaciones se enfatiza la definición de un plan de aprendizaje individual sin partir de las competencias, sino de las necesidades de desarrollo del futuro evaluado.
4. Intercambio de expectativas
Aunque todo lo mencionado arriba describe los parámetros que el futuro evaluador utilizará para evaluar a n de año, es posible que también tenga expectativas generales adicionales que quiera transmitir al futuro evaluado. Por otra parte, es también una excelente oportunidad para que el futuro evaluado exprese sus expectativas, inquietudes y haga preguntas al evaluador. Al finalizar la conversación, recomiendo al evaluador preguntar: “¿Hemos hablado de todo lo que debemos hablar?”.
Muchos gerentes no realizan la conversación de planificación porque no es exigida en sus empresas. Sin embargo, si un gerente quiere protegerse de los peligros que conlleva realizar evaluaciones sin una planificación previa del desempeño, es recomendable que las realice, exprese sus expectativas, escuche y más que nada durante el año despliegue sus habilidades de coaching con el futuro evaluado.
En cuanto al tiempo que puede llevar la planificación del desempeño, se estima que el futuro evaluado podría invertir entre 2, o máximo 3 horas de reflexión, incluyendo la identificación de objetivos, más alrededor de una hora de conversación de planificación con el futuro evaluador.
En resumen, todo lo mencionado más arriba facilita mucho al evaluador encarar con aplomo y seguridad la evaluación de fin de año y, por otro lado, permite al futuro evaluado focalizar en lo importante, en los parámetros que se utilizarán cuando será evaluado, aumentando así las posibilidades que se sienta motivado, protagonista y responsable de su propio desempeño.