Sinthia Rodríguez
Directora CASANOVAS Human Touch Paraguay
En el 2010 escuché por primera vez la frase “Gestión del Tiempo” y, desde ese momento, empecé a investigar más sobre el tema, pues tenía una razón para hacerlo.
Más de una vez al día me encontraba sumergida en lo que más me gustaba hacer y dejaba para después lo que no, como resultado acababa corriendo para llegar al objetivo, con una inmensa cantidad de trabajo pendiente y con plazos al límite, para justificarme conmigo misma usaba una de mis frases favoritas: trabajo mejor bajo presión.
Con el tiempo, empecé a hacer conciencia de un montón de frases más que en ese entonces acompañaban mi justificación para procrastinar o dejar para después las tareas que formaban parte de la responsabilidad de mi rol.
Ver que el tiempo no se puede comprar, vender o administrar es manera interesante de mirar y comprender que a medida que transcurren los minutos somos nosotros los que debemos administrar nuestras tareas, responsabilidades, urgencias o prioridades. Al hacer conciencia de esta situación y tratando de dejar de lado la justificación, me puse a investigar y me encontré con un mundo nuevo que proponía técnicas de gestión del tiempo, las empecé a probar y me vi en poco tiempo mucho más productiva y con mayor armonía en mis roles.
Las técnicas que ofrecían los expertos, gurúes y maestros del tema incluían frases como ¡El día tiene las mismas 24 horas para todos, también podéis ser productivo! o “Idea sin anotar meta sin cumplir” me empujaron a mirar con determinación cuáles son las herramientas que podrían servirme para avanzar y desarrollar mis habilidades personales de gestión del tiempo.
Entre las primeras técnicas que utilicé, que prometía funcionar efectivamente, incluso en momentos de mayor presión, con una base de gestión eficaz del tiempo para dar un giro radical al enfoque y pasar de estar ocupada a concentrarme en los resultados y dejar de pasar días envuelta en una actividad frenética, logrando muy poco y sin enfocarme en los asuntos correctos, fue la lista de tareas pendientes también conocida como To Do List.
¿Cómo usar el To do List? Con 2 pasos sencillos:
Paso 1: anotar todas las tareas pendientes de realizar. Si es una tarea extensa hay que dividirla en pasos y anotar estos. Las tareas o los pasos para realizar las mismas deberían poder hacerse en una o dos horas máximo.
Paso 2: Asignar a las tareas anotadas su prioridad del 1 al 6. Siendo 1 el muy importante o urgente y el 6 sin importancia o no urgente.
Hoy existe una veintena de aplicaciones que puedes tener en tu teléfono y puede que resulte más fácil utilizar varias listas, como personal, de estudios o trabajo, incluso en una agenda o una planilla electrónica.
Si te interesa saber más sobre el tema, podemos mencionar algunas técnicas o métodos para que puedas iniciar el camino de gestionar el tiempo de una manera más efectiva.
  • To Do List o Por hacer
  • GTD (Getting Things Done) de David Allen
  • Gestión de correos electrónicos. Hoy también tenemos que gestionar grupos de redes sociales
  • Matriz de priorización
Debo decir que utilicé estas y otras de a poco, juntas al mismo tiempo y hubo otras que sólo las miré de lejos, no todos vamos bien con las mismas recetas o técnicas, ya sea por nuestra edad, etapa en la vida o rol en el que estamos.
Al tener mayor autonomía, tenemos mayor libertad de manejar nuestro tiempo y eso hace que podamos encontrarnos con una pila de documentos para firmar, un buzón de correo al borde del colapso o más de una veintena de mensajes de WhatsApp sin responder.
En las sesiones individuales me encuentro con frases como éstas, ‘me pasa todo la hora’, ‘no sé cómo hacer ni por dónde empezar’, ‘siento que termina el día y que no hice lo que realmente era importante’, ‘quiero ser más productivo’. Cuando escucho estas frases me siento identificada, porque así vivía hace 10 años.
Al final encontré mi propio método y me funciona súper bien. Tal vez pueda servirte usar algunos de estos pasos para empezar a organizar las ideas de como gestionar mejor tu tiempo y organizar tus prioridades.
1. ¿Qué de todo es lo que menos quiero hacer, pero debo hacerlo?
La diferencia entre querer hacer y tener que hacerlo fue un gran descubrimiento para mí, aunque no quiero hacerlo lo debo hacer porque es parte de mis responsabilidades y entonces cuanto más rápido me salgo de eso mas tiempo tendré para otras cosas.
2. Tomarme el tiempo para analizar y evaluar cómo planificar mi día. Planificar la planificación.
3. Ser consecuente con lo más importante. Concentración y foco para utilizar eficazmente el tiempo disponible, evitando las distracciones. Lidiar con las interrupciones determinando previamente cuáles son las más comunes y cómo gestionarlas, como por ejemplo las visitas inesperadas o reuniones de urgencia.
4. Resolver las urgencias sin perder de vista lo importante. Gestionar la urgencia que se genera por la presión sin que nos lleve a la parálisis o la ansiedad, manteniéndonos alerta.
5. Hacer conciencia de cómo mis acciones afectan el todo. Al comprender que mis responsabilidades, tareas y acciones contribuyen al todo puedo estar más comprometido para llegar al resultado final.
6. Dividir las acciones en categorías que me hagan sentido. Por ejemplo: reuniones operativas, reuniones estratégicas, Networking, revisar correos y/o redes sociales, leer, etcétera.
7. Delegar. Revisar las tareas que puedo delegar o que son de baja prioridad confiando en el equipo y el nivel de autonomía que poseen.
8. Hacer una auditoría de mi gestión del tiempo en el día. Este ejercicio nos permite ver cómo y en qué ocupamos nuestro tiempo. Una herramienta que puede contribuir a la auditoría del tiempo es el calendario, para monitorear los avances y al ver los resultados ser honestos en el análisis que hagamos, comparando los resultados con las metas.
9. Premiarme internamente el logro de llegar a la meta. Si la meta es compartida felicitar al equipo y celebrar el logro.
Puede parecer abrumador usar el tiempo para hacer tantas cosas para gestionar el tiempo, con pequeños pasos que se adapten mejor a la capacidad actual y que potencie nuevas habilidades se podrá incorporar de manera fluida la gestión del tiempo.
Hablar de este tema con nuestro equipo nos puede generar mejores resultados, cuando todos usemos de manera más consciente el tiempo que tenemos para llegar a los objetivos individuales que suman al todo.
Y ahora, ¿cómo vas a gestionar tu tiempo?