Los datos de una empresa son ese elemento vital que forma y recorre parte de todo el negocio: impulsan tus flujos de trabajo automatizados, brindan a los representantes de servicio al cliente la historia completa de cada consumidor para que cada vez que suene el teléfono se brinde el mejor servicio, y también mantienen a tu organización informada para una mejor toma de decisiones.
Según el portal IT Reseller, 8 de cada 10 empresas creen que los datos son uno de los sus activos más valiosos. Asimismo, 6 de cada 10 empresas sufren de desorganización de datos, duplicados e inconsistencias y esto hace que entre 25% y 30% de los ingresos trimestrales de una empresa se pierdan según los expertos. Ya en 2013, HBR también se habló sobre el efecto dominó de los datos no confiables como parte del «Problema de credibilidad de los datos»:
Algunas de las mejores prácticas para fortalecer los cimientos y hacer que los datos de tu empresa sean lo más confiables posible según profesionales de HubSpot son:
1. Mejora tu base de datos. La deuda de datos (el costo asociado a la mala gobernanza de los datos en una empresa) es un problema importante para diversas organizaciones y muchas empresas afirman que la alfabetización de datos es crucial para preparar su compañía para el futuro y la nueva normalidad.
Hacer que los datos de tu empresa sean más confiables no solo sucede por arte de magia: requiere marcos, procesos sólidos y un lugar de trabajo con conocimientos de datos. Es importante contar con: Un sólido sistema de CRM para centralizar todos los datos de contacto; Procesos para organizar y segmentar datos; Integraciones entre aplicaciones; Programas formales de alfabetización de datos implementados para educar a tu equipo; y una estrategia clara de cómo utilizarás y mantendrás los datos que recopiles.
2. Determina de dónde provienen tus datos nuevos. Al igual que los datos confiables, los datos desordenados y poco confiables no aparecen por accidente: siempre hay una fuente. Para que los datos de la empresa sean más fiables, sigue el rastro de donde proceden.
Para hacerlo, se deben responder las siguientes preguntas: ¿Cómo se agregan los datos a tu CRM?; ¿Hay formularios o importaciones manuales que están causando que los datos incorrectos abarroten tu base de datos?; ¿Los diferentes miembros del equipo están importando datos conflictivos de distintas formas a varias aplicaciones?
3. Optimiza tus formularios y canales de recopilación de datos. Una vez que hayas identificado cómo ingresan los datos nuevos a las aplicaciones, se debe tomar un tiempo para optimizar estos canales de recopilación. Para obtener datos válidos y confiables, se debe asegurar de que estos factores sean ciertos para cada dato que recopiles:
  • Realmente necesitas recopilarlos.
  • Los estás recopilando en un formato uniforme y estandarizado entre aplicaciones.
  • Tienes permiso para obtenerlos según las regulaciones de protección de datos.
  • Se almacenarán y organizarán en la aplicación adecuada para el propósito correcto.
4. Eliminar los silos. Una receta para datos poco fiables es tener silos de datos. Esto consiste en tener una colección de datos a la que un departamento tiene acceso, pero otros no. Los efectos negativos de los silos de datos afectan la productividad y rendimiento de cualquier organización e incluyen: falta de transparencia, eficiencia, colaboración y confianza.
Para eliminar los silos de datos, usa un CRM central entre departamentos, conecta los datos entre las aplicaciones en tu pila tecnológica y concéntrate en construir una cultura de colaboración entre áreas.
5. Segmenta tus datos. Los buenos datos comerciales están organizados, agregan valor a la empresa y se recopilan con el permiso explícito de los usuarios. Para que los datos estén más organizados, la segmentación debe ser tu amiga.
La segmentación puede verse como etiquetas, membresías de listas, grupos u otras propiedades que te brinden más información sobre cada contacto y dividan tu base de datos en categorías claras de preferencias, información demográfica, historial de compras y más.
6. Limpia tus bases de datos. Para que los datos sean más fiables, limpia los que están desordenados lo antes posible. Esto significa arreglar o quitar: Datos incorrectos: Datos desactualizados; y Datos duplicados
Según SiriusDecisions, en promedio cuesta alrededor de 1 USD evitar un duplicado, 10 USD corregir un duplicado y 100 USD almacenar un duplicado si no se elimina.
Para ayudar a prevenir duplicados y otros datos incorrectos, crea estándares para toda la empresa en cuanto a la entrada y mantenimiento de datos, luego sincroniza los datos de la fuente más precisa con tus otras aplicaciones y crea una vista completa de tu base de datos. También es valioso configurar y documentar procesos para estandarizar y verificar nuevos datos.
7. Conecta tus aplicaciones para integrar datos. Las estrategias de gestión de datos más eficaces conectan datos entre aplicaciones. Esto elimina los silos de datos, crea una vista integrada de toda la información y sincroniza los datos en los lugares correctos tan pronto como algo cambia.
8. Crea paneles de informes accesibles. En lugar de ocultar tus conocimientos de datos en paneles privados, hazlos transparentes para las personas adecuadas. Para muchos KPI, eso significa todo el equipo.
Las organizaciones con los datos más efectivos y confiables generalmente eligen un número limitado de KPI impactantes y los hacen muy visibles para los colaboradores.
9. Programa un mantenimiento regular. Mantener la calidad de los datos en la empresa no es un trabajo de una sola vez: requiere mantenimiento, limpieza y optimización continua. Si la empresa tiene un gerente de operaciones exclusivo, parte de su función laboral puede ser monitorear y optimizar la calidad de los datos. Pero en cualquier caso, vale la pena hacer que la integridad y la alfabetización de todos datos sean parte del ADN de tu empresa o parte del rol diario de cada miembro del equipo.
Esto significa crear bases para que los datos fluyan hacia tu organización y se sometan a una limpieza regular, junto con procesos para solucionar problemas y automatizar la integración.
Al optimizar la confiabilidad de los datos, puedes asegurarte de que tu empresa pueda recibir resultados y la información más precisa de tu base de datos, tanto ahora como en el futuro, ya que la integridad de los datos sigue ganando importancia.