Todos lo hemos escuchado, leído y dicho en algún momento: “Hay que delegar”, “Dejá que el equipo se encargue”, “Uds. deben saber hacer esto”. Muchas veces, estas frases nos llevan al fracaso. Si fuese tan fácil, los líderes y equipos no tendríamos problemas mayores en pasar tareas y adquirir nuevos conocimientos para seguir evolucionando. La realidad es que es mucho más difícil y necesitamos estructurar esto.
Nos cuesta delegar y sobre todo si hemos demostrado tener cierto éxito o también cuando tenemos cierto miedo de “y qué voy a hacer yo si enseño lo que sé hacer” (la respuesta es crecer, por si no sabían). “Voy a hacer yo nomás, nadie más lo hace como yo”. Lo emprendedores son los que probablemente tengan esto como un mayor desafío porque quieren hacer cosas a su manera y tienen el empuje para hacer las cosas. “Dominan todo”. Si la empresa crece, el emprendedor necesita crecer. Si el emprendedor crece, la empresa puede crecer aún más.
Cabe tener en cuenta que podríamos considerar dos formas de delegar: en un “humano de confianza” o automatizar con algún sistema o software que nos solucione las cosas. En este caso, quiero enfocarme en la primera opción, delegar en alguien. Para poder hacer esto efectivamente, propongo un sistema de 3 pasos*. 1. Saber hacerlo y hacerlo. 2. Documentar el proceso. 3. Delegar.
*Este sistema puede tener otro paso que podemos darnos cuenta, en cualquier momento, que realmente no hace falta hacer “eso”
Empecemos con hacer. ¿Qué hacemos realmente? Para saber qué hacemos realmente, este es un proceso de semanas, no diario.
• Cuáles son todas las cosas que hacemos. Anotarlas.
• Qué responsabilidades tenemos sobre cada una de estas cosas.
• Cuáles son hábitos diarios, semanales, etc.
• De los mil correos electrónicos que entran al día, cuáles respondemos y cuáles tardamos, nos cuesta, etc.
• Agrupar en categorías y ver qué delegar: qué no va a sumar a la empresa tanto como tu tiempo en otra área o responsabilidad.
• Fijarnos en qué somos buenos y qué no nos gusta hacer. Documentar el proceso. “Si nosotros sabemos hacerlo, es obvio y está muy claro, ¿cómo no pueden hacerlo?”.
• La raíz de una gran parte de los problemas que tenemos es la mala comunicación, el bajo desempeño muchas veces tiene como raíz las malas instrucciones. Seamos muy claros.
• Pensar en instrucciones de cocina paso a paso, desde los ingredientes, el modo de elaboración hasta el tiempo de cocción que nos ha dado como resultado ese plato que a todos gusta.
• No es necesario que solo sea por escrito. Pueden ser videos, imágenes, sea como sea, pero que sea muy claro. Es hora de dejarlo ir: Delegar. Llegó la hora. Primero lo hacemos. Después lo hacemos mientras miran para aprender. Luego ellos lo hacen mien0tras miramos.
Por último, e idealmente, revisamos resultados para ir evaluando avances. La revisión constante es más que importante, siempre enfocada en los resultados, no solo en los procesos. Deleguemos responsabilidades, no tareas. Delegar solo tareas realmente hace que nuevamente esas tareas reaparezcan en nuestras manos. No es lo mismo “andá a comprar la carne y el carbón” que “vos sos ahora el encargado de los asados”.
Empezar delegando lo que es más simple: de bajo riesgo y de bajo costo. En el proceso de delegar, lo principal es tener este trabajo documentado, una bajada de receta y criterios. De dónde venimos y dónde queremos ir. La transparencia de estos procesos es muy importante para corregirlos y mejorarlos permanentemente. De esta manera, son una fuente de referencia para cualquiera que quiera crecer con ellos.
En un tiempo prudente, volver y hacerle “sombra” para ver cómo es su nuevo proceso y cómo logra esos objetivos. El “pingponeo” entre las partes es clave. El que delega y en quien se delegó deben sacarse todas las dudas. Cómo, por qué, si los resultados están siendo los esperados, cómo crece, qué seguir haciendo, qué mejorar, qué dejar de hacer.
Estamos en un punto de intercambio de criterios, una discusión que en esa responsabilidad, si es satisfecha, genera una conversación entre “pares”. Recordemos que, para pasar al siguiente nivel, hay que elevar a otros a que ocupen nuestro lugar. Quizás nunca “lo harán igual”, pero si el resultado es el buscado, el objetivo está cumplido. Como líderes siempre tenemos que estar buscando áreas que mejorar, darle estructura y delegar para que otros lo puedan hacer, permitiéndonos ir al siguiente desafío.
