Sabina Nawaz y  Roberta J. Cordano para Harvard Business Review
Después de meses de trabajar remotamente desde casa, muchos hemos descubierto que la rutina diaria de las reuniones virtuales saga nuestra energía. Es difícil mantener la continuidad, la conexión y la coherencia. Somos propensos a hablar demasiado poco o demasiado, repitiendo cosas innecesariamente. Además, nuestra atención se deambula, y nos desconectamos.
Pero estamos perdiendo algo más que solo interés. No interactuar con colegas físicamente se desactiva los datos no verbales. El estrechamiento de nuestro campo de visión a los pequeños rectángulos de nuestras pantallas nos hace perder la perspectiva. Todo esto tiene un costo alto. Al perder señales vitales y operar en un espacio más pequeño, pasamos más tiempo comunicándonos, pero comprendemos menos.
Mientras que ninguno de nosotros es nuevo en la incesante cadencia de reuniones consecutivas, realizarlas prácticamente requiere diferentes músculos y habilidades. Las videoconferencias no tienen por qué estar desprovistas de alegría y vitalidad. Podemos crear algunas de nuestras mejores reuniones aprovechando las lecciones de las comunidades que dependen de la comunicación visual todos los días, en particular las personas sordas o con problemas de audición.
Se necesitan dos para comunicarse: el hablante y el oyente. Hay muchas maneras de expresarnos; también hay muchas maneras de escuchar. A través de la necesidad, la comunidad sorda ha inventado una cartera más amplia de estrategias y dispositivos de comunicación que el mundo auditivo accede día a día. Cuando aprovechamos esta gran cantidad de herramientas, podemos reducir el tiempo que se tarda en comunicarnos y luego corregir las malas comunicaciones.
Como entrenador ejecutivo que ha trabajado con varios ejecutivos sordos (Sabina) y el presidente de la Universidad Gallaudet (Bobbi, que también es sordo), hemos aprendido a comunicarnos sin problemas. Las técnicas que hemos desarrollado también se pueden implementar para comunicarse de manera más efectiva en entornos virtuales, incluidas reuniones realizadas a través de vídeo, con cualquier persona, independientemente de la capacidad auditiva.
1. Ritmo, no corra. Durante las videoconferencias, siga los ojos de los participantes. En nuestras reuniones, Sabina se detiene cuando Bobbi mira hacia abajo a tomar notas. Cuando los ojos de Bobbi se mueven de la conversación, se detiene el flujo de información, dándole tiempo para hacer las anotaciones que ayudan a retener la información de una reunión a otra. Observar los ojos y comprender cuándo y dónde se está dividiendo la atención nos ayuda a controlar el ritmo de las reuniones. La información visual aumenta la experiencia auditiva, permitiéndonos medir los niveles de comprensión y responder a posibles distracciones. Disminuir el ritmo permite que todos procesen información verbal y que los mensajes lleguen antes de pasar al siguiente orador o tema. El ritmo es más fácil de administrar si las reuniones son más pequeñas y más cortas.
2. Cultivar la cooperación en lugar de la competencia. El audio de la computadora se corta cuando la gente intenta hablar simultáneamente. La primera vez que Sabina se reunió con un grupo de personas sordas en persona, estaban sentados en la cubierta de Bobbi. De repente, una de las asistentes comenzó a pisar sus pies. Sorprendente al principio, pronto se hizo evidente que esto era una señal para captar la atención de los demás. En el mundo virtual, puede crear un enfoque similar para cuando los asistentes deseen el piso. Un facilitador designado y un acuerdo para levantar la mano, ya sea en vídeo o a través de su aplicación de videoconferencia, cuando alguien quiere contribuir es una forma de hacerlo. El facilitador puede anunciar periódicamente una orden de uso de la palabra. Al establecer un protocolo y controlar una conversación a la vez, más personas pueden participar, y todos pueden participar de manera más plena y equitativa.
3. Expandir a Atención de comandos. El objetivo de Sabina durante cada encuentro con Bobbi era aprender un nuevo signo. Bobbi firmaría algo simple como «sí» y Sabina la imitaría. Pero cuando Sabina imitó el firmar para «de nada», Bobbi señaló que el video de Sabina estaba preparado para una persona auditiva, y la parte inferior del signo — debajo del esternón — no era visible. El lenguaje corporal telegrafia un gran porcentaje de nuestro mensaje. Gran parte de eso se pierde cuando solo elegimos revelar nuestra cabeza y cuello en video. Imagina lo que parecería reunirnos en persona con la mayoría de nuestros torsos por debajo del nivel de la mesa de la sala de conferencias. Tal vez eso sería una estrategia efectiva para el póquer, pero no para una reunión. Ajuste el ángulo de la cámara, la elevación del portátil y la ubicación de la silla para que sean visibles desde la parte superior de la cabeza hasta el ombligo. Hacer visible el lenguaje corporal hace que nuestro mensaje sea más comprensible para nuestro público. Bonus: Las reuniones se mueven más rápido cuando nuestras manos están en cámara, obligándonos a estar más presentes en lugar de distraernos por nuestros dispositivos.
4. Usar lenguaje no verbal para aumentar el compromiso. Es fatigoso para las personas sordas alternar entre conversaciones basadas en inglés y ASL a lo largo del día. Del mismo modo, muchas personas están encontrando videos consecutivos requiere una hazaña de resistencia. La gestión intencional de las conversaciones ayuda a facilitar la participación, maximizar el compromiso y minimizar la fatiga para todos. Utilice señales estratégicamente durante las llamadas. Cuantas más personas participen, mejor será incluir señales visuales acordadas. Como se mencionó, levante la mano antes de hablar. Para fuera de las instalaciones Sabina facilita, los participantes aceptan levantar un pulgar para «sí» y dos pulgares para, «estoy de acuerdo», o «más uno», o «Me encanta tu idea». Se sonríe por todas partes cuando una idea resulta en una sala virtual llena de dobles pulgares ups. Embellecer palabras con signos enriquece el mensaje, aumenta la comprensión, ahorra tiempo y aumenta la energía. En lugar de sentirse enervados, estos signos reducen la tensión y proporcionan apoyo.
5. Usar el chat para mayor claridad. La mayoría de nosotros (y esto no se limita a personas sordas o con problemas de audición) o bien no nos damos cuenta de que hemos perdido algo en una conversación o no lo admitimos. El chat puede ser una herramienta para complementar la información cuando nos damos cuenta de que esto puede estar sucediendo en una reunión. Cuando use información adicional, ortografías complicadas, acrónimos o palabras no cotidianas, agréguelas a la ventana de chat. Esto ayuda a la comprensión de todos, evitando malentendidos innecesarios o repeticiones.
6. Vístete para el éxito. Los intérpretes para sordos evitan patrones y usan colores que contrastan con el tono de su piel. Esto ayuda a sus clientes a ver las señales con mayor claridad. Del mismo modo, en el vídeo, los patrones ocupados están rayando a la vista y compiten con nuestras señales de mano. La selección intencionada de ropa que sea cómoda y fácil para los ojos, junto con una cuidadosa atención al fondo visual detrás de nosotros crea una presencia profesional que también puede levantar el ánimo.
Navegando una nueva normalidad a través de caminos impredecibles y métodos desconocidos, podemos aprender de aquellos a quienes algunas de estas estrategias son probadas y probadas: los sordos y con problemas auditivos. Al incorporar señales visuales y controlar el ritmo de las reuniones, hacemos de la comunicación un proceso colaborativo y también señalamos empatía para nuestros colegas. Compartir la responsabilidad de una comunicación eficaz divide la tarea y multiplica el resultado.