La optimización de espacios mediante una eficiente gestión documental, digitalizada y de última generación, es lo que propone la firma Big Box como uno de los principales beneficios que brinda a sus clientes, manteniendo además la logística y seguridad en las distintas aplicaciones y servicios que realiza.
Con 12 años de presencia en el mercado, y el respaldo del grupo empresarial Gical con más de 50 años de trayectoria en el país, Big Box se convirtió en el aliado estratégico de las empresas, organizaciones y entidades del Estado.
“Nuestra compañía nació con la puesta en funcionamiento del servicio de guarda y custodia de archivos físicos, una prestación totalmente necesaria para ese momento”, explicó Mario Bocanegra, socio fundador de la firma.
Agregó, además, que con el tiempo la empresa fue adecuando sus sistemas para brindar soluciones inmediatas a los requerimientos de cada uno de los clientes, sin descuidar aspectos importantes como la constante capacitación de los colaboradores, la vanguardia tecnológica y la transformación digital permanente.
Esta gran caja no solo guarda y custodia la documentación de más de 150 empresas, sino que también se encarga de la digitalización de los archivos, la restauración de la documentación patrimonial e histórica y la guarda de documentación sensibles en bóveda, entre otros servicios. “A medida que trascurrió el tiempo y evolucionaron las necesidades de los clientes, nos convertimos en lo que hoy es un centro integral de tratamiento documental”, precisó Mario.
Garantía, seguridad y eficiencia. Gracias a su planta -con más de 7.500 m2- Big Box administra una cantidad superior a las 500.000 cajas en guarda y custodia de documentación. Además, cuenta con un sistema de almacén especial para custodia de legajos de clientes (bancos, facultades, sanatorios, etc), siendo su principal objetivo el de mantener la documentación física actualizada y a la vez digitalizada, disponible en todo momento bajo plataforma de gestión documental web para la evacuación de consultas en el momento que se requiera.
Con la crisis sanitaria generada por el Covid-19, la compañía puso en marcha otro nuevo desarrollo orientado a cubrir las necesidades del departamento de RRHH de las distintas empresas clientes que buscaban un servicio integral para el control y gestión del talento humano, a través de la pantalla y con la guarda de toda la información y documentación en el centro de tratamiento, sin que coexista papel alguno, es decir 100% digital. Así nace la plataforma e.recursoshumanos, que permite a estas firmas acceder a sus datos en el momento que estas precisen.
En cuanto a la documentación sensible en guarda-custodia y digitalización, Mario comentó que las mismas son mantenidas en una bóveda de alta seguridad, bajo temperatura y humedad controlada.
A los servicios ya mencionados, Big Box suma otros pensados en el sistema bancario: Procesamiento y truncamiento físico de cheques de todo el sistema nacional bancario. En este contexto, el empresario manifestó que “en el año 2018 el Banco Central del Paraguay eliminó el servicio interno que prestaba como cámara compensadora para la banca general, por tal motivo la Asociación de Bancos del Paraguay nos contrata para suplir la dificultad que produjo la decisión tomada, y a partir de allí realizamos el procesamiento de todos los cheques emitidos en el país. Y todo lo que recibe en el papel físico (cheques) lo transformamos en digital, haciendo el truncamiento y control de los mismos”, poniendo a disposición de cada entidad la información procesada para ser consultada on-line en el momento que se requiera”, indicó Mario.
Preservación de documentos. También mencionó que entre otras cosas han habilitado un laboratorio de recuperación de documentación patrimonial e histórica. Realizan recuperación de libros de la historia nacional, ya sea del Estado u otros organismos. “En su momento eran materiales para destruir, pero tenían contenido relevante para la historia”, confesó el empresario. De allí que lograron recuperar esos materiales y ponerlos a disposición para la creación de una biblioteca digital, la cual se está desarrollando en la medida en que los procesos se van concretando.
Por otro lado, como servicio adicional, la empresa propone un sistema de logística de insumos. El cliente entrega los insumos, por ejemplo, los insumos de un banco tales como solicitudes de créditos o boletas de depósitos, entre otros, Big Box los almacena en su depósito, y cuando el banco solicita la entrega por sucursales, la empresa realiza la entrega en la medida que los clientes necesiten.
En este contexto, Mario destacó que se trata de un trabajo de larga data y que entre el cliente y Big Box se ha formado una unión estratégica de tal forma que la firma se convierte en parte integral de la empresa que los contrata, lo cual les brinda la confiabilidad necesaria para realizar el servicio con total responsabilidad y eficiencia.
Cabe destacar que la empresa ha logrado certificar normas internacionales como: ISO 9001-2015 de Gestión de calidad; ISO 14001-2015 de Gestión ambiental y normas de seguridad europea en toda su planta, siendo la única empresa del país que certifica estas importantes normas de gestión y seguridad.
Un aliado de la comunidad. Conscientes del impacto que toda organización genera en la comunidad que la rodea, esta empresa también promueve iniciativas de responsabilidad social empresarial, contribuyen con el Hogar Roccio Cabriza para niños con cáncer, con el Centro de Veteranos de la Guerra del Chaco y con la Ong Hasta la Última Hoja.
Asimismo desarrolla un plan de incursión de empleo para los jóvenes que están cursando su carrera universitaria, además de la diversidad de género dentro del plantel administrativo. Si bien las tareas de logística implican ciertos riesgos que impiden la inclusión de personas con alguna discapacidad, trabajan en políticas de inserción dentro del área administrativa.