Gestión del Conocimiento

Todas las empresas tienen un valioso activo intangible que es el conocimiento del negocio que la organización ha acumulado a través de sus años en el mercado. Ese conocimiento, reside en las mentes de las diferentes personas que componen la organización, y se forma por la combinación de los conocimientos de sus empleados más el aprendizaje experiencial con el paso del tiempo.

Ese cúmulo de conocimiento puede ser fácilmente perdido cuando los empleados se jubilan o dejan la organización, por lo tanto, es crucial que las organizaciones cuenten con algún sistema o metodología formal para documentar y traspasar tales conocimientos a las nuevas generaciones.

La Gestión del Conocimiento según el Harvard Business Review es “El proceso sistemático de detectar, seleccionar, organizar, filtrar, presentar y usar la información por parte de los empleados de la empresa, con el objeto de explotar cooperativamente el recurso del conocimiento basado en el capital intelectual propio de las organizaciones, orientados a potenciar las competencias organizacionales y la generación de valor” (HBR 2003, p. 7).

He conocido empresas en el mercado que tienen un conocimiento mucho más profundo de un determinado contenido que las propias universidades o institutos de enseñanzas, por lo tanto es aún más crítico detectar, organizar y preservar tales conocimientos. Por lo expuesto, es imperativo salvaguardarlos para que no se echen a perder y traspasarlos a los nuevos ingresantes a la organización.

El primer paso consiste en usar tecnología de la información para plasmar el conocimiento en un formato similar a una descripción de procesos claves, tal cual se describen los procesos administrativos en un manual de Organización y Métodos. Esa información tiene que ser alojada en la red interna pública de manera que los empleados puedan fácilmente acceder a ella para aprender e inclusive para actualizarla o proponer cambios cuando sea necesario.

Recomiendo que la información salvaguardada, luego cobre vida traspasándola a los nuevos ingresantes de una de las dos siguientes maneras :

Consiste en designar expertos internos de la organización para que, en un proceso formal de transmisión de conocimientos, asuman el rol de instructores de compañeros de trabajo en el proceso, técnica o habilidad en el cual son expertos.

Estos expertos conducen talleres internos de capacitación que son muy provechosos para todos los involucrados. El experto interno se motiva al ver que sus habilidades y conocimientos son valorados, mientras que sus “alumnos” se motivan por la oportunidad de aprender nuevas habilidades. La organización se beneficia por el ambiente favorable hacia el aprendizaje y más que nada por contar con un mecanismo sencillo para transmitir la sabiduría interna.

Otra manera de transmitir conocimientos es similar a los talleres internos de capacitación, pero llevadas a cabo en un contexto de persona a persona. En este escenario, el experto interno asume el rol de Mentor o Tutor de uno o varios empleados o tutelados, quienes son receptores de los conocimientos y habilidades del Mentor a través de reuniones periódicas. Los beneficios del Mentoring son similares a los beneficios de los talleres internos más la ventaja de un proceso personalizado de enseñanza-aprendizaje.

Tanto los talleres internos como el Mentoring son también excelentes herramientas para identificar talentos jóvenes, futuros Mentores y futuros líderes de la organización.

En resumen, el conocimiento interno es un capital intelectual estratégico que conviene sea formalmente preservado y traspasado a las futuras generaciones.